Vanaf 2022 zal de belastingadministratie meer aandacht besteden aan de terugbetaling van variabele kosten aan uzelf als bedrijfsleider en/of uw personeel. Voortaan zal erop worden toegezien dat de op basis van bewijsstukken terugbetaalde onkosten voor hun totaal bedrag op de jaarlijks op te stellen fiscale fiches 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders) worden vermeld. Dit aan uw laars lappen kan leiden tot administratieve boetes. Hoog tijd dus om de organisatie van uw “bonnetjes” en/of die van uw personeel onder de loep te nemen en te bekijken hoe u deze optimaal kan organiseren zodat de extra administratie tot een minimum kan worden herleid. In bepaalde gevallen kan u er bovendien zelfs geld mee besparen …
Kosten eigen aan de werkgever/vennootschap
Ondertussen is algemeen gekend dat u aan uzelf als bedrijfsleider en/of aan uw personeel vaak terugkerende kleine beroepsuitgaven kan vergoeden op basis van een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding. Wanneer deze volgens ernstige normen is vastgesteld en jaarlijks op de fiche 281.10/281.20 van de begunstigde in kwestie wordt vermeld, is er in principe geen vuiltje aan de lucht.
In plaats daarvan of daarbovenop kan u bepaalde onkosten ook terugbetalen op basis van bewijsstukken (bonnetjes, facturen, betaalbewijzen, …). Op zich vormt deze vorm van terugbetaling eveneens geen probleem indien u op afdoende wijze het beroepsmatig karakter kan aantonen en dit ook kenbaar maakt op de fiche 281.10/281.20 dat dergelijke terugbetaling op basis van bewijsstukken gebeurt (door de vermelding “JA – bewijsstukken”).
Extra verplichting vanaf inkomstenjaar 2022
Aangezien de belastingadministratie wenst te vermijden dat, en te controleren of, u bepaalde onkosten dubbel terugbetaalt – zijnde op basis van bewijstukken die eigenlijk reeds worden vergoed via de forfaitaire onkostenvergoeding – wordt voortaan wettelijk geregeld dat u het totale bedrag van terugbetaalde onkosten op basis van bewijsstukken op de op te stellen fiches 281.10/281.20 vanaf inkomstenjaar 2022 opneemt, en dat dus per kalenderjaar (ongeacht wat uw boekjaar moge wezen).
Voorbeeld
Camillia ontvangt van haar werkgever ANGEL CAPITAL BV een maandelijkse onkostenvergoeding van € 125,00. Dit bedrag wordt geacht kosten te dekken voor thuiswerk (elektriciteit en verwarming bureel, gebruik privécomputer, internet, …). In het kader van een zakenlunch betaalt zij de restaurantnota van € 200,00 met haar privérekening en naar goede gewoonte laat zij dit restaurantbezoek op basis van een maandelijkse onkostennota terugbetalen.
Op basis van bovenstaand voorbeeld zal op de fiche 281.10 van inkomstenjaar 2022 een totaal bedrag van € 1.500,00 worden vermeld als forfaitaire onkostenvergoeding en dient daarnaast het bedrag van € 200,00 te worden vermeld als terugbetaling van onkosten op basis van bewijsstukken.
Lapt de werkgever dit aan zijn/haar laars, dan kan de belastingadministratie een administratieve boete opleggen (zie verder). De principiële aftrek van de kost op zichzelf – indien het beroepsmatig karakter kan worden bewezen en er kan aangetoond worden dat er geen dubbel gebruik is met een eventuele forfaitaire onkostenvergoeding – blijft gelukkig gehandhaafd en ook de aanslag geheime commissielonen kan niet worden toegepast.
Extra administratieve rompslomp in het verschiet
In ons voorbeeld hierboven moet de vennootschap – naast de maandelijkse forfaitaire vergoeding van € 125,00 – het bedrag van € 200,00 doorgeven aan het sociaal secretariaat. Op deze manier kunnen zij het totale bedrag van alle terugbetaalde uitgaven bijhouden opdat het totale jaarbedrag aan terugbetaalde kostenvergoedingen op basis van bewijsstukken correct kan worden vermeld op de fiche 281.10 van de werknemer in kwestie. Let op: dit betekent niet dat die € 200,00 in ons voorbeeld via de loonfiche moet worden terugbetaald. Dat is een mogelijkheid, maar zeker geen verplichting.
U begrijpt dat dit in de praktijk geen sinecure is. Laat staan indien u meerdere werknemers tewerkstelt …
Om aan een mogelijke administratie boete te ontsnappen, dient u voortaan de terugbetaling van onkosten aan uw personeel (en aan uzelf) dus in goede banen te leiden.
Beter voorkomen dan genezen
Om te beginnen stellen we een aantal mogelijkheden voor die voorkomen dat er onkosten door het personeel zelf of door u privé moeten worden terugbetaald, zijnde:
- Tracht zoveel mogelijk aankopen voor uw onderneming rechtstreeks te verrichten en deze rechtstreeks te betalen via overschrijving, bank- of kredietkaart van de onderneming zelf;
- Vermijd zoveel mogelijk cashbetalingen van facturen, … want ook een eventuele afboeking op uw rekening courant wordt geviseerd;
- Voor de terugbetaling van brandstof kan u opteren voor een tankkaart op naam van uw vennootschap:
- Bij de meeste aanbieders kan u werken met een kilometerregistratie en kan op basis van het achterliggende detail van de factuur eenvoudig worden opgevolgd wie waar/hoeveel/… heeft getankt;
- Bij sommige tankstations kan u zelfs een gratis tankkaart bekomen en wordt de factuur netjes op vaste tijdstippen in uw mailbox gedropt en vrijwaart een domiciliëring u van extra werk bij betaling van de brandstoffacturen;
- U kan zoveel mogelijk aankopen laten verlopen via een bepaalde werknemer (bvb. uw administratief medewerker) door hem of haar een bankkaart/kredietkaart op naam van de onderneming te geven waarmee de aankopen rechtstreeks worden betaald:
- U kan zelfs werken met een dag- of weeklimiet indien nodig
- Laat deze kaart op een bepaalde afgesproken plaats bewaren (bvb. in de lade van uw bureau) zodat ze geen zwervend leven gaat leiden;
- Komen bepaalde kleine uitgaven geregeld terug en is het niet de moeite of zelfs mogelijk om hiervoor een factuur te vragen, dan kan u deze voortaan beter privé betalen en werken met een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding;
- Kleine uitgaven voor een maaltijd, drankjes, toiletbezoek, … kan u onder bepaalde voorwaarden vergoeden via een forfaitaire binnenlandse dagvergoeding (maximaal € 17,75/dag indien minstens 6 uur op de baan);
- Dergelijke kleine uitgaven bij verplaatsingen in het buitenland kunnen eveneens worden geregeld via een forfaitaire buitenlandse dagvergoeding (afhankelijk van het land van bestemming, in de praktijk meestal tussen € 90,00 en € 100,00/dag).
Vaak zal deze manier van werken u een hoop werk besparen en bovendien kan u er geld aan verdienen wanneer u voor de meeste uitgaven een (maandelijkse) factuur laat opstellen. U kan immers als btw-plichtige (veelal) de betaalde btw alsnog recupereren (op restaurantkosten bijvoorbeeld niet) waardoor u 21% goedkoper af bent. Op jaarbasis kan dat tellen … Dit verlicht ook het manueel inputwerk van uw dossierbeheerder en zo zal deze zich meer kunnen concentreren op advies op maat voor u en uw onderneming. En mogelijks kan u hierdoor besparen op onze erelonen of vermijden dat deze verder stijgen door dergelijke bijkomende administratieve verplichtingen.
Kan u er echt niet onderuit om bepaalde gemaakte kosten terug te betalen aan uw personeel op basis van bewijsstukken, dan raden wij u aan als volgt te werk te gaan:
- Laat een maandelijkse onkostennota opstellen waarin de privé betaalde kosten ordentelijk worden opgelijst en waar de bewijsstukken aan worden toegevoegd:
- Dit kan op basis van bijvoorbeeld een eenvoudige Excel-sheet (uw dossierbeheerder kan u zeker een basistemplate bezorgen) of via elektronische platformen als Rydoo, MobileXpense, …waar u een kleine vergoeding voor betaalt maar die in de plaats zorgen voor tijdswinst, minder administratieve rompslomp en een beter overzicht van uw kleine uitgaven;
- Deze onkostennota kan u zelf betalen vanuit de vennootschap of (maandelijks/trimestrieel/jaarlijks) doorgeven aan uw sociaal secretariaat zodat zij voor de uitbetaling zorgen en aldus onmiddellijk over het juiste bedrag beschikken.
Ook voor uzelf als bedrijfsleider raden we aan om hier de nodige aandacht aan te besteden. Vermijd cashbetalingen van parkeerticketjes, brandstof, restaurantnota’s, … Voor brandstof kan u werken met een tankkaart, voor parkeren kan u zich aansluiten bij Parkmobile, 4411, … Restaurantnota’s betaalt u bij voorkeur via bancontact of via uw kredietkaart. Vergeet bij deze laatste niet alle bewijsstukken te voegen zodat uw dossierbeheerder de gemaakte kosten onmiddellijk op de juiste kostenrekening kan boeken. Doen wij de loonadministratie voor u als bedrijfsleider i.p.v. uw sociaal secretariaat, dan moeten wij immers aan het rekenen slaan hoeveel onkosten wij hebben afgeboekt op uw rekening courant of hoeveel u van die kosten aan uzelf heeft terugbetaald.
Uiteraard kan u ook opteren om die boete af te wachten en komt u dat mogelijks goedkoper uit… Deze bedraagt tussen de € 50,00 en € 1.250,00. Maar we raden toch aan om dit te vermijden en toch wat orde in die bonnetjesadministratie te brengen gezien dit andere hierboven aangehaalde voordelen heeft.