Legal

Hoe correct uw vennootschap vertegenwoordigen?

Maatschappen verworden tot “maat schoppen”?

Vaak tekent u in naam van uw vennootschap (BV of NV) contracten, offertes, dadingen, … Daarbij is het belangrijk om rekening te houden met de regels vastgelegd in de statuten van uw vennootschap én uw handtekening te plaatsen in de juiste hoedanigheid. Hieronder vatten we kort enkele aandachtspunten samen.

Wetboek Vennootschappen en Verenigingen
Een vennootschap wordt bestuurd door haar bestuurder(s). Het bestuursorgaan kan bestaan uit natuurlijke personen en rechtspersonen. Indien er een rechtspersoon benoemd werd als bestuurder, dient deze rechtspersoon-bestuurder steeds een natuurlijk persoon aan te duiden die deze rechtspersoon-bestuurder zal vertegenwoordigen in de bestuurde vennootschap. Weet dat sinds 01/01/2020 eenzelfde natuurlijk persoon maar één keer mag voorkomen in het bestuursorgaan (dus niet meer in persoonlijke naam én als vaste vertegenwoordiger van een rechtspersoon).

Het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen bepaalt dat een BV wordt bestuurd door de bestuurder(s) die allen individuele bevoegdheid hebben, óf door een college van bestuurders dat gezamenlijk beslist. In een NV is de meest voorkomende bestuursvorm momenteel nog steeds de Raad van Bestuur die gezamenlijk beslist, hoewel één bestuurder of een duaal bestuur (met Directieraad en Raad van Toezicht) nu ook perfect kan.

Het belang van de statuten – externe vertegenwoordigingsbevoegdheid
De statuten van een vennootschap leggen de afspraken rond het bestuur van de vennootschap vast: nemen de bestuurders gezamenlijk de beslissingen (bv. college van bestuurders of Raad van Bestuur) of is elke bestuurder individueel bevoegd?

Daarnaast wordt er in de statuten bepaald wie nu uiteindelijk de vennootschap mag vertegenwoordigen tegenover derden (lees: wie kan de vennootschap verbinden t.o.v. derden). Er zijn verschillende mogelijkheden. In de praktijk zal bij een NV die bestuurd wordt door een Raad van Bestuur de vertegenwoordigingsbevoegdheid vaak gegeven worden aan de gedelegeerd bestuurder(s). Bij een BV, met verschillende partijen, waarbij niet gekozen werd voor een college van bestuurders, kan daarentegen bepaald worden dat de vennootschap wordt vertegenwoordigd door twee bestuurders samen (zodat vermeden wordt dat één bestuurder alleen de vennootschap kan binden).

Gezien (de relevante passages van) de statuten van de vennootschap gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad en door iedereen geraadpleegd kunnen worden, wordt verondersteld dat een derde dient te weten wie de tegenpartij mag vertegenwoordigen bij bv. het ondertekenen van een overeenkomst. Wordt de tegenpartij volgens haar statuten vertegenwoordigd door twee bestuurders samen optredend, dan is de handtekening van één bestuurder op de overeenkomst in principe niet voldoende om de tegenpartij te binden.

Een derde wordt evenwel niet verondersteld op de hoogte te zijn van eventuele beperkingen die de statuten opleggen aan de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid. Stel dat de statuten bepalen dat één bestuurder de vennootschap mag vertegenwoordigen, maar met een kwantitatieve beperking (bv. indien de rechtshandeling een waarde vertegenwoordigt van meer dan € 10.000,00) of kwalitatieve beperkingen (bv. indien het de aankoop van onroerend goed betreft) waarbij de handtekening van twee bestuurders vereist is, dan wordt een derde niet verondersteld rekening te houden met die beperkingen. Indien slechts één bestuurder dergelijke handeling zou gesteld hebben, zal de vennootschap gebonden zijn maar loopt de bestuurder die de handeling heeft gesteld wel risico op bestuurdersaansprakelijkheid t.a.v. de overige bestuurders.

Teken met de juiste hoedanigheid
Indien u optreedt in naam van uw vennootschap zorgt u er ook best voor dat u duidelijk uw hoedanigheid vermeldt, zodat u zich niet persoonlijk verbindt. In de praktijk merken we dat dit vaak vergeten wordt. Een eenvoudig hulpmiddel om dit te voorkomen is het gebruik van een stempel met vermelding van de juiste hoedanigheid voor elke vennootschap die u vertegenwoordigt.

   Voorbeeld:

  • Exploitatievennootschap nv met een Raad van Bestuur bestaande uit:
    • Holding nv met vaste vertegenwoordiger Man X (gedelegeerd bestuurder)
    • Vrouw Y (bestuurder)
    • Zoon XY (bestuurder)

          Stel: vertegenwoordiging door de gedelegeerd bestuurder => te voorziene stempel:

Voor Exploitatievennootschap nv
                   Holding nv, gedelegeerd bestuurder,
                   vast vertegenwoordigd door
                   Man X

  • Holding bv met bestuurders:
    • Man X
    • Vrouw Y

          Stel: vertegenwoordiging door elke bestuurder individueel => te voorziene stempels:

   Voor Holding bv
                   Man X, bestuurder

                   en

                  Voor Holding bv
                  Vrouw Y, bestuurder

We raden aan om met bovenstaande aandachtspunten en tips rekening te houden zodat u bij discussies binnen de vennootschap of met een tegenpartij niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Net zoals bij het Coronabeestje geldt immers: voorkomen is beter dan genezen…

Auteur: Ward Bouckaert (02/05/2020)