De papieren factuur mag dan misschien nostalgie oproepen, maar vanaf
1 januari 2026 wordt het menens: alle facturen tussen Belgische btwplichtigen
moeten verplicht elektronisch opgemaakt én verstuurd
worden. Dat staat zwart op wit in het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025.
En nee, een pdf per mail is niet voldoende. Het gaat om gestructureerde
e-facturen die automatisch en elektronisch verwerkt kunnen worden.
Het standaardformaat? Peppol BIS.
Peppol BIS: de nieuwe standaard
Vanaf 2026 moet elke onderneming e-facturen kunnen verzenden én
ontvangen via het Peppol-netwerk. Andere formaten mogen, maar alleen als:
1. beide partijen akkoord gaan én
2. het formaat voldoet aan de Europese normen.
Kortom: Peppol wordt de norm, de rest is de uitzondering.
Voor wie geldt de verplichting?
Niet iedereen hoeft meteen in de digitale startblokken te staan. De e-facturatieplicht geldt alleen als aan alle drie onderstaande voorwaarden voldaan is:
De uitreiker van de factuur is een Belgische btw-plichtige;
De ontvanger van de factuur is ook een Belgische btw-plichtige;
De levering van de goederen of diensten vindt plaats in België.
Voor verkopen aan particulieren of internationale leveringen blijven andere formaten voorlopig mogelijk.
Maar let op: zelfs als je onderneming geen facturen uitstuurt – bijvoorbeeld omdat je vooral met particulieren werkt – moet je voorbereid zijn. Leveranciers
zijn immers verplicht om hun B2B-facturen via Peppol te versturen. Dat betekent dat elke onderneming, ook wie enkel facturen ontvangt, haar systemen
klaar moet maken om elektronische facturen correct te kunnen ontvangen en verwerken.
Boetes: dit wil je vermijden
Geen zin om Peppol-proof te worden? Dat kan je duur komen te staan. De boetes voor niet-naleving zijn niet mals:
€ 1.500,00 bij een eerste overtreding;
€ 3.000,00 bij een tweede overtreding;
€ 5.000,00 vanaf de derde keer.
Goed nieuws: tussen 2 controles zit minstens drie maanden respijt om je huiswerk te maken. Slecht nieuws: de fiscus stuurt geen waarschuwing.
Btw-aftrek in gevaar?
Een interessante vraag: wat als je nog een klassieke factuur op papier krijgt? Is de btw dan nog
aftrekbaar?
Hierover wordt niets expliciet vermeld, maar de basisregel blijft: om btw te mogen aftrekken, heb je
een correct uitgereikte factuur nodig. Op termijn kan het dus best zijn dat je btw-aftrek geweigerd
wordt als je leveranciers de regels niet volgen.
Wat betekent dit voor jou?
2026 lijkt nog ver weg, maar wees voorbereid: de omschakeling vraagt wat tijd.
1. Controleer je facturatiesoftware: Is deze klaar voor Peppol?
2. Zorg dat je facturen kan verzenden en ontvangen: Ook als je zelf weinig of geen facturen
opmaakt.
3. Start op tijd: Wachten tot december 2025 is vragen om stress.
Heb je vragen of wil je dat wij je begeleiden bij de overstap?
Contacteer ons – wij zorgen ervoor dat jouw facturen Peppol-proof zijn.
En het is best mogelijk dat we ons niet kunnen inhouden en dat we zelf eens de telefoon nemen
om te zien of u bovenstaande wijze raad al dan niet in de wind slaat…
Auteur: Kevin De Jonge (22 augustus 2025)
