Ongetwijfeld zoeken uzelf of uw medewerkers beroepshalve vaak informatie op het internet, wordt die afgeprint of wordt deze ergens digitaal bewaard. Wellicht worden er vaak ook professionele artikels met uw collega’s, klanten, uw accountant,… via mail, smartphone, Zoom, Teams, … gedeeld of op papier gekopieerd. Of u deelt ze misschien soms in een PowerPointpresentatie die u geeft op een klantenseminarie of een interne opleiding voor uw personeel.
Aangezien papieren of digitale reproductie van auteursrechtelijk beschermde werken niet zomaar kan zonder toestemming of licentie wordt het bijzonder moeilijk om te ontsnappen aan de Reprobelbijdrage.
Uitnodiging tot indiening van uw Reprobel-aangifte
Eind januari 2022 ontving u wellicht ook een uitnodiging van Reprobel voor het indienen van uw aangifte voor referentiejaar 2021. Bent u deze “vergeten” in te dienen, dan werd u hieraan wellicht de afgelopen dagen herinnerd. Maar gelukkig krijgt u nog enkele weken respijt tot de deadline van 15/04/2022.
Door te opteren om een bijdrage te betalen aan Reprobel, vermijdt u dat u zelf met auteurs en uitgevers individueel moet onderhandelen over de aan hen te betalen bijdrage. Ook vermijdt u hierdoor om de tellerstanden van uw kopieerapparaten en printers te moeten in kaart brengen. Begin daar in de praktijk trouwens maar eens aan …
Reprobel zal de ontvangen bijdragen – na aftrek van haar werkingskosten – netjes verdelen over de Belgische auteurs en uitgeverijen die bij haar aangesloten zijn voor het hergebruik van hun auteursrechtelijke beschermde werken. De licentie dekt ook een omvangrijk buitenlands repertoire van bronwerken. Doet u uw plicht, dan bent u dus in orde met de auteursrechten en steunt u ook de duizenden Belgische auteurs en vele uitgeverijen die Reprobel in België vertegenwoordigt.
Uw aangifte online indienen
De Reprobel-aangifte kan u heel eenvoudig via het onlineportaal https://portal.reprobel.be invullen op basis van uw Reprobelnummer en uw paswoord. De gegevens die u moet invullen zijn vrij beperkt en op basis van uw voornaamste nacebel-code weet Reprobel binnen welke categorie (zie hieronder) uw onderneming een bijdrage dient te betalen. De voornaamste gegevens die u bij de hand moet hebben zijn:
- Aantal voltijdse equivalenten wanneer u personeel in dienst heeft (deze informatie vind u snel terug in de sociale balans die uw sociaal secretariaat u rond deze tijd bezorgt)
- Een eventuele promotiecode zodat u kan genieten van een korting afhankelijk van de beroepsgroepering waarbij uw onderneming mogelijks is aangesloten
Verder moet u nog een aantal keuzes maken en klaar is kees.
Bedrag van de vergoeding
U heeft verschillende opties aan tarieven, zijnde:
- Nulaangifte: in dit geval bent u ervan overtuigd dat u beroepshalve geen enkel auteursrechtelijk beschermd werk kopieert of print en dan moet u een nulaangifte indienen waardoor u uiteraard geen enkele vergoeding verschuldigd bent
- Alleen papier, niets digitaal: deze optie kiest u wanneer uw bedrijf enkel kopieën en prints maakt waarbij u dan verder kan opteren tussen:
- Een volumeaangifte – op basis van het werkelijk aantal genomen kopieën en prints betaalt u een bijdrage van € 0,0554/pagina voor een kopie en € 0,066/pagina voor een print (exclusief Btw)
- Een gestandaardiseerde aangifte – hier betaalt u een vast jaarbedrag van € 8,00, € 12,00 of € 20,00 per voltijdse werknemer
Indien u het zich gemakkelijk wenst te maken, raden wij u aan om in dergelijke situatie te opteren voor de gestandaardiseerde aangifte.
- Gecombineerde licentie (papier en digitaal): de bijdrage van de licentie hangt af van de categorie waarin uw bedrijf ingedeeld wordt en bedraagt:
De bovenvermelde categoriën kunnen als volgt worden verduidelijkt:
- Tariefcategorie I: alle licentienemers die niet onder categorie II of III vallen
- Tariefcategorie II: licentienemers die een gemengde activiteit uitoefenen, in die zin dat ze naast louter materiële producten en diensten ook en belangrijke intellectuele dienstverlening verstrekken (zoals ondernemingen in de farmaceutische sector, consultants, accountants en bedrijfsrevisoren, architecten, ingenieurs, …)
- Tariefcategorie III: licentienemers die uitsluitend of hoofdzakelijk een intellectuele dienstverlening verstrekken (zoals advocaten, notarissen, …).
In de praktijk zal uw onderneming wellicht onder één van deze drie categorieën vallen, tenzij u een nulaangifte invult.
Niets doen of ten onrechte een nulaangifte indienen?
Ook dat is een optie. Weet echter dat u dan een aantal sancties riskeert die u heel wat geld kunnen kosten. Bovendien heeft Reprobel een aantal controleurs rondlopen die wettelijk bevoegd zijn om uw onderneming te controleren of die bij u bepaalde gegevens kunnen opvragen. Een verwittigd man of vrouw …