Als u kosten hebt gemaakt die eigenlijk ten laste zijn van uw klant, dan zal u deze vanzelfsprekend graag op uw eerstvolgende factuur in rekening brengen. De wijze waarop dit moet gebeuren is echter niet altijd even eenvoudig, vandaar dat we hier proberen om kort nog eens de voornaamste vuistregels op te lijsten. Het is namelijk wel degelijk van belang. Foutieve doorrekeningen die aan het licht komen tijdens een belastingcontrole kunnen soms tot onaangename verrassingen leiden, zowel op het vlak van btw als directe belastingen.
Btw rekenen bovenop de doorgerekende kost of niet?
In grote lijnen zijn er drie mogelijke situaties op vlak van btw. Ofwel spreken we over kosten die worden doorgerekend in het kader van een andere prestatie die geleverd werd aan derden, ofwel gaat het over de loutere doorrekening van kosten op zichzelf (zonder dat deze gekoppeld zijn aan een prestatie tegenover derden), ofwel hebben we nog de zogenaamde voorschotten (kosten die u in naam en voor rekening van de klant hebt gedaan).
De eerste categorie komt het meeste voor. Een typisch voorbeeld is een consultancybedrijf (Belgische btw-plichtige) die zijn prestaties aanrekent aan een ander Belgisch bedrijf. De kosten die de consultant in dit kader heeft gemaakt (zoals reiskosten of restaurantkosten) dragen rechtstreeks bij tot de realisatie van de consultancydienst en behoren daarom ook tot de maatstaf van heffing. Kortom, in ons voorbeeld dient er 21% btw te worden gerekend bovenop de gemaakte kost.
De als dusdanig doorgerekende kosten (categorie twee) volgen een iets ingewikkelder regime maar in vele gevallen zal de uitkomst ook dezelfde zijn. In een situatie waar A dienstverrichter is, B de tussenpersoon en C de eindklant, en B rekent kosten door aan C, zal u moeten gaan kijken naar het btw-regime dat van toepassing is op de verrichting tussen A en B. De levering van het goed of de prestatie van de dienst zit hem hier dus niet in de relatie B-C maar in de relatie A-B.
De voorschotten uit de derde categorie komen in de praktijk ook wel eens voor. We kunnen deze regeling enkel toepassen als het effectief gaat om kosten die worden doorgerekend aan de klant die ook effectief in naam (of voor rekening) van de klant zijn gemaakt. Het meest duidelijke voorbeeld is er eentje uit eigen doos: de doorrekening van de publicatiekost in het Belgisch Staatsblad. Als Warfid voor u een publicatie uitvoert en de publicatiekost voorschiet, dan zal Warfid u achteraf die kost zonder btw doorrekenen op haar factuur. Er bestaat immers enkel een contractuele relatie tussen uzelf en het Belgisch Staatsblad, Warfid is enkel de partij die de som heeft voorgeschoten. De factuur zal ook op uw naam toekomen en niet op die van Warfid.
En wat dan met het recht op aftrek van btw?
Laat ons misschien restaurantkosten nemen als voorbeeld. U weet dat de btw op restaurantkosten in principe niet aftrekbaar is. Maar als u restaurantkosten doorrekent aan uw klant, blijft die btw dan niet aftrekbaar? En kan uw klant de btw op de doorgerekende restaurantkost dan aftrekken?
Het antwoord kan beide kanten uit. Als u in de eerste categorie valt en de restaurantkosten dus doorrekent als onderdeel van de dienstprestatie, dan kunt u de btw op de gemaakte restaurantkost niet aftrekken. Uw klant echter kan de door u aangerekende btw op uw factuur (die slaat op de restaurantkost) wel aftrekken. Voor hem maakt die restaurantkost namelijk deel uit van de geleverde prestatie, en heeft die kost dus eigenlijk niet de hoedanigheid van restaurantkost.
Als de restaurantkosten echter als dusdanig worden doorgerekend (tweede categorie) kunt u de btw op die kost wel aftrekken op voorwaarde dat u de kost apart vermeldt op de factuur waarmee u doorrekent en de factuur van het restaurant ook op uw naam staat. Voor uw klant is de btw dan niet aftrekbaar.
De btw op doorgerekende autokosten volgt dan weer een ander regime. Stel dat u een kilometervergoeding aanrekent aan uw klant, dan zal de btw op de door u gemaakte autokosten altijd slechts maximaal 50% aftrekbaar zijn. Zijn de kilometers gereden in het kader van de geleverde prestatie, zal de aangerekende btw op de kilometervergoeding voor uw klant wel 100% aftrekbaar worden. Maar wordt de kilometervergoeding los van enige hoofdhandeling doorgerekend, is ook voor uw klant de btw slechts maximaal 50% aftrekbaar.
Impact op de inkomstenbelastingen
Sommige kosten zijn, zoals u weet, op fiscaal vlak niet voor de volle 100% aftrekbaar. Denk maar aan de restaurantkosten (69% aftrekbaar) of de autokosten (afhankelijk van o.a. de CO²-uitstoot). Maar wat als deze kosten worden doorgerekend, bij wie moeten ze dan worden beperkt?
Op vlak van inkomstenbelastingen geldt een algemeen principe dat de aftrekbeperking moet worden toegepast bij degene die de kosten effectief maakt en in zijn beroepskosten opneemt, ongeacht of deze kosten worden doorgerekend of niet en daarbij apart op de factuur worden vermeld of niet. In die zin zullen dergelijke kosten dus steeds moeten worden beperkt bij de onderneming die doorrekent, en niet bij de onderneming aan wie doorgerekend wordt.
Voor autokosten was dit algemeen principe ook van toepassing tot en met aanslagjaar 2018. Vanaf belastbare tijdperken die ten vroegste op 1/1/2018 aanvangen echter, veranderde deze regel. Voortaan zijn autokosten toch 100% fiscaal aftrekbaar indien ze worden doorgerekend aan derden en die kosten ook expliciet en afzonderlijk op de factuur van doorrekening worden vermeld. Het is bijgevolg dan ook de derde partij aan wie doorgerekend wordt die de autokosten fiscaal moet beperken. Bijkomende voorwaarde voor de volle aftrekbaarheid bij de partij die doorrekent is wel dat het moet gaan om 1-op-1 doorrekeningen, dus een doorrekening van het exacte bedrag van de zelf gedragen kost (geen mark-up of geen forfaitaire bepaling van het bedrag). Opdat degene aan wie wordt doorgerekend de fiscale beperking correct kan toepassen, dient ook het type brandstof en de CO²-uitstoot van de betreffende wagen op de factuur te worden vermeld.
Een tweede uitzondering wordt gemaakt voor de doorrekening van restaurantkosten. Een consultant die zijn advies met de klant bespreekt tijdens een diner en die restaurantkost eerst in zijn eigen kosten opneemt om het daarna tegen exact hetzelfde bedrag door te rekenen aan zijn klant, zal geen fiscale beperking moeten maken. Het is aan de klant om dat wel te doen.
Bijkomende voorwaarde hier is wel dat de klant in België onderworpen is aan de personenbelasting, vennootschapsbelasting of belasting op niet-inwoners (rechtspersonenbelasting niet!).
Merk op dat deze voorwaarde niet bestaat bij de regeling voor autokosten. Wie zijn autokosten 1-op-1 doorrekent aan een buitenlandse klant moet dus geen aftrekbeperking toepassen. Maar als diezelfde persoon restaurantkosten doorrekent aan diezelfde buitenlandse klant, moet hij dat wel doen. Tot slot wordt bij voorkeur ook een kopie van de restaurantbon bij de factuur gestopt.
Ongetwijfeld komt u ook wel eens in een situatie terecht waar u bepaalde kosten ten laste kunt leggen van uw klant. Maar u ziet dat de doorrekening van die kosten op fiscaal vlak soms wat extra denkwerk teweegbrengt. Toch is het van belang dit op een correcte manier te doen. Vergeet u bijvoorbeeld btw aan te rekenen op een door te rekenen kost, bestaat de kans dat u die btw alsnog verschuldigd bent na een belastingcontrole (eventueel verhoogd met intresten en een boete en terwijl u dat geld nooit van uw klant hebt ontvangen). Wie vragen heeft over de doorrekening van kosten, kan uiteraard steeds terecht bij Warfid.
Auteur: Tom Simoens (20 januari 2020)