Wie voor zijn of haar vennootschap of opdrachtgever naar het buitenland moet, kan zich hiervoor een forfaitaire dagvergoeding toekennen. Dergelijke vergoeding biedt u heel wat voordelen. Vooreerst hoeft u niet overal te bedelen om een “bonnetje” en bovendien is deze vergoeding voor 100% aftrekbaar als kost in uw vennootschap. En als kers op de taart kan u persoonlijk er ook nog een mooie stuiver aan verdienen indien de werkelijke kost lager uitkomt dan het forfait. Naast een aanpassing van de bedragen die maximaal belastingvrij kunnen worden toegekend, werden bepaalde correcties die voor bepaalde uitgaven soms moeten worden toegepast, recent licht gewijzigd.
Welke uitgaven worden gedekt door de buitenlandse dagvergoeding?
De dagvergoeding dekt de volgende uitgaven die tijdens een zakenreis in het buitenland worden gemaakt:
- Lunch en diner;
- Dranken en kleine snacks;
- Plaatselijke vervoerkosten;
- Telefonische communicatiekosten;
- Kleine contante uitgaven.
Hotel- en reiskosten zijn niet in het forfait inbegrepen. Zo zal u de overnachting in uw hotel en uw vliegtuigticket dus bovenop het forfait nog als kost kunnen in aftrek brengen in uw vennootschap. U moet voor deze kosten uiteraard wel bewijsstukken kunnen voorleggen opdat de fiscus de aftrekbaarheid zou aanvaarden. In tegenstelling tot vroeger zijn ook de kosten voor ontbijt niet meer vervat in de dagvergoeding. Ook deze kunnen dus bovenop het forfait worden terugbetaald of gedragen door de vennootschap.
Fiscale regeling
De forfaitaire dagvergoeding is volledig aftrekbaar in uw vennootschap, terwijl u er in persoonlijke naam niet wordt op belast.
Deze vergoeding kan dus zeer interessant zijn aangezien het maximaal toe te kennen bedrag ervan in de meeste gevallen zeker de moeite is. Hiervoor worden immers de bedragen gehanteerd die het ministerie van Buitenlandse Zaken zelf betaalt aan haar ambtenaren. Hieronder vindt u een verkorte lijst van enkele vaak voorkomende bestemmingen indien uw reis maximaal 30 dagen duurt:
In welke stad u verblijft heeft geen belang. Van “the middle of nowhere” tot in een wereldstad in hetzelfde land houdt dus één en hetzelfde tarief in.
Verblijft u beroepshalve langer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen in het buitenland, dan is er een andere lijst met lagere bedragen van toepassing.
Indien uw vennootschap zoals gebruikelijk uw hotelrekening betaalt en die rekening ook maaltijden (uitgezonderd ontbijt) en/of kleine uitgaven omvat, dan moet de dagvergoeding worden verminderd met:
- 35% voor het middagmaal
- 45% voor het avondmaal
- 20% voor de kleine uitgaven (zoals kosten voor taxi, metro, drank, een kleine versnapering onderweg, ….)
Deze laatste vermindering bedroeg voorheen 5%. Maar aangezien de vroegere vermindering van 15% voor kosten van ontbijt is gesneuveld, werd de vermindering voor kleine uitgaven verhoogd tot 20%. Bovenstaande bedragen en wijzigen zijn van toepassing met ingang vanaf 15/02/2023.
Voor dienstreizen die langer dan 10 uur duren, mag een volledige dagvergoeding worden toegekend voor:
- Iedere volledige dag van afwezigheid;
- Een zakenreis met vertrek en terugkeer binnen dezelfde dag met een afwezigheid van minstens 10 uur.
Een halve dagvergoeding mag worden toegekend voor:
- De dag van vertrek (indien minder dan 10 uur afwezigheid);
- De dag van terugkeer (indien minder dan 10 uur afwezigheid).
Op deze halve dagvergoeding dienen bovenvermelde procentuele verminderingen voor middag- en avondmaal en kleine uitgaven niet te worden toegepast.
Het grote voordeel van een forfaitaire dagvergoeding is het feit dat de kosten op zich niet meer hoeven bewezen te worden. U hoeft dus zoals hiervoor gezegd geen bonnetjes van alles en nog wat bij te houden. Dit betekent dus ook dat u recht heeft op de volledige vergoeding als u bijvoorbeeld slechts € 25,00 zou uitgeven voor een spaghetti met een drankje.
Indien u echter met het verzamelen van bonnetjes uitkomt op een hoger bedrag dan de forfaitaire bedragen, dan mag u er nog altijd voor opteren om uw werkelijke onkosten te laten terugbetalen. Hou er dan wel rekening mee dat de kosten van een taxi en uw restaurantnota maar beperkt fiscaal aftrekbaar zullen zijn. In het eerste geval maar voor 75% en in het tweede voor 69%.
De fiscus doet dus niet moeilijk over hoogte van die vergoeding (dezelfde bedragen worden immers dus ook toegekend aan het overheidspersoneel), maar soms wel over het aantal vergoedingen. U moet immers kunnen bewijzen hoeveel dagen u in het buitenland was. Het meest voor de hand liggende bewijs is natuurlijk een vliegtuigticket of een factuur van een hotel. Dat is natuurlijk niet mogelijk indien u met uw auto voor een dag naar het noorden van Frankrijk rijdt. U kunt dit oplossen door bijvoorbeeld te tanken in Frankrijk, een bonnetje van een broodje of drankje bij te houden, …
In de praktijk kan u overwegen om de uitgaven voor een middagmaal, taxi, metro, … met uw privérekening te betalen. Zo vermijdt u dat ze dubbel in kosten zitten…
U moet uiteraard ook kunnen aantonen dat u beroepshalve in het buitenland was. Hou dus vooral de uitnodiging of mails over uw afspraak met die bepaalde klant of leverancier goed bij.
Voorbeeld
Johan is architect en is uitgenodigd op een bouwbeurs in Berlijn. Hij vertrekt op 1 september in de late namiddag met de wagen vanuit zijn woonplaats in Gent. Hij keert terug naar huis op 5 september. Johan overnacht in een gezellig hotelletje en uit de hotelrekening blijkt dat het ontbijt is inbegrepen. s’ Avonds nuttigt hij het diner in zijn hotel.
Op basis van bovenstaande gegevens heeft Johan recht op een forfaitaire vergoeding van:
| Dag van vertrek op 1 september: € 87,00 x ½ = |
€ 43,50 |
| 2 september tot en met 4 september: € 87,00 x 3 = |
€ 261,00 |
| Dag van terugkeer op 5 september: € 87,00 x ½ = |
€ 43,50 |
| Vermindering 45% voor het avonddiner op hotelrekening: 3 x € 87,00 x 45% = |
– € 117,5 |
|
Totaal |
€ 230,55 |
Ook voor uw werknemers
Bovenstaande bedragen en regels zijn in principe ook van toepassing voor buitenlandse dienstreizen die uw werknemers beroepshalve maken. Echter voor de RSZ is er geen sprake van een vermindering van 20% voor kleine uitgaven indien u als werkgever deze kosten ten laste neemt.
U merkt dus dat zo’n dagvergoeding u van heel wat administratieve rompslomp kan verlossen en dat de bedragen zeker de moeite zijn.