Tegen eind 2023 dienen de statuten van uw vennootschap in overeenstemming te worden gebracht aan de bepalingen van het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Dat is althans het geval indien uw vennootschap werd opgericht vóór 1 mei 2019 en u ondertussen hiervoor nog niet zou zijn langsgegaan bij uw notaris. Dit moment vormt alvast de ideale gelegenheid om weloverwogen na te denken wie u bij voorkeur opvolgt als bestuurder in het geval u niet meer op deze aardbol zou vertoeven of indien u wilsonbekwaam zou worden verklaard.
Opvolgscenario
Indien u wilsonbekwaam zou worden verklaard (bijvoorbeeld ingevolge een verkeersongeval, hersenbloeding, dementie, …), of erger, zou komen te overlijden, dan zit uw vennootschap mogelijks zonder bestuurder. Uiteraard is dit zo indien uzelf als enige persoon dergelijk mandaat uitoefent in uw vennootschap. Zonder bestuursorgaan wordt uw vennootschap op dat moment stuurloos. Contracten, dadingen, …. kunnen vanaf dan niet meer rechtsgeldig worden afgesloten, betalingen kunnen niet meer (geldig) worden uitgevoerd of bepaalde beslissingen kunnen niet meer rechtsgeldig worden genomen en uitgevoerd.
Heeft u totaal niets geregeld, dan zal uw naaste familie een procedure moeten opstarten voor de vrederechter en zal die een bewindvoerder aanstellen. Deze persoon kan dan de nodige beslissingen in uw plaats nemen. Maar u begrijpt dat dit tijdrovend is en (veel) geld zal kosten en heel vervelend zal zijn tot wanneer het opgelost is.
De eenvoudigste oplossing is ervoor te zorgen dat u meerdere bestuurders aanstelt in uw vennootschap en dat zij de nodige beslissingen kunnen nemen zonder uw toestemming. Maar dat is in de praktijk niet altijd mogelijk want voor sommige beroepen (notarissen, accountants, architecten, vastgoedmakelaars, …), die worden uitgeoefend in de schoot van een vennootschap, dient het volledige bestuursorgaan (of soms de meerderheid) over bepaalde kwalificaties/titels/erkenningen/… te beschikken om een mandaat binnen de vennootschap in kwestie te kunnen opnemen.
Bovendien staat ook niet zomaar iedereen te springen om een dergelijk mandaat op te nemen omdat hieraan bepaalde risico’s zijn verbonden waarvoor u in bepaalde gevallen persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld.
Zorgvolmacht
Een mogelijke manier om dit potentiële euvel op te lossen, is te zorgen dat u ten gunste van één of meerdere vertrouwenspersonen een zorgvolmacht laat opstellen waarin wordt bepaald dat zij uw vermogen, en dus ook de aandelen van uw vennootschap, kunnen beheren in het geval u wilsonbekwaam wordt. Deze lasthebber(s) kan/kunnen in dat geval een bijzondere of buitengewone algemene vergadering bijeenroepen waar zij namens de wilsonbekwame aandeelhouder kunnen beslissen om één of meerdere andere perso(o)n(en) of zichzelf aan te stellen als bestuurder.
Deze benoeming is noodzakelijk aangezien een zorgvolmacht niet rechtstreeks doorwerkt naar uw bestuursmandaat en dus de lasthebber van de zorgvolmacht in uw plaats geen bestuursdaden kan stellen. U kan in een zorgvolmacht ook niet voorzien in de opvolging en/of vervanging van uw mandaat.
Het nadeel van een zorgvolmacht is dat deze in principe (een zorgvolmacht kan immers ook onmiddellijk in werking treden, maar hier moet u bij voorkeur de nodige beperkingen inlassen in een afzonderlijk document) pas in werking treedt wanneer u wilsonbekwaam wordt en dat de zorgvolmacht waardeloos wordt vanaf het moment dat u overlijdt.
Opvolgend (statutair) bestuurder
In de statuten van uw vennootschap zou u kunnen stipuleren dat één of meerdere vertrouwenspersonen worden aangesteld als opvolgend (statutair) bestuurder indien u zou komen te overlijden. Dat mandaat treedt pas in voege vanaf het moment dat u het tijdige voor het eeuwige leven inruilt. Deze opvolgende (statutaire) bestuurder(s) kan/kunnen dan onmiddellijk de nodige beslissingen nemen die binnen diens/hun handelingsbevoegdheid valt.
Opgelet: in een naamloze vennootschap (NV) kan u maar één opvolgend (statutair) bestuurder benoemen indien u op het moment van uw overlijden als enige bestuurder was benoemd. Deze beperking is niet van toepassing bij de besloten vennootschap (BV).
In de praktijk zijn wij van mening dat u bij voorkeur de nodige clausules in uw zorgvolmacht voorziet die toelaten aan de lasthebber(s) om een algemene vergadering bij elkaar te roepen die kan overgaan tot benoeming van een nieuwe bestuurder. Voorzie daarnaast in de aanstelling van één of meerdere opvolgende (statutaire) bestuurders wanneer u zou komen te overlijden en meerdere personen uw aandelen zullen erven en er een risico is dat er onenigheid onder hen ontstaat. Op die manier zorgt u alvast voor minder beslommeringen voor uw dierbare naasten ingeval u wilsonbekwaam wordt of komt te overlijden.