Lidstaten worden door Europa verplicht de nodige maatregelen te nemen in de strijd tegen witwaspraktijken en de financiering van terrorisme (wet 18 september 2017).
Deze wet legt aan bepaalde beroepscategorieën (o.a. accountants) op om ‘cliëntonderzoeksmaatregelen’
uit te voeren. Om de overheidsinstanties en onderworpen entiteiten toe te laten de nodige onderzoeksmaatregelen uit te voeren, wordt het register van uiteindelijke begunstigde, het UBO-register, in het leven geroepen.
“UBO” staat voor Ultimate Beneficial Owner.
Door de invoeging van extra artikelen in het Wetboek van Vennootschappen zijn alle vennootschappen al sedert 18 september 2017 verplicht om “toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden”. Deze gegevens moeten ook worden overgemaakt aan het register van uiteindelijke begunstigde (UBO-register). Het Koninklijk Besluit betreffende de werkingsmodaliteiten is reeds gepubliceerd maar tot op heden is het register nog niet uitvoerbaar.
Wij proberen u via onderstaande Q&A up-to-date te brengen:
Wie moet het UBO-register invullen?
ALLE (niet-beursgenoteerde) vennootschappen (ongeacht de rechtsvorm), vzw’s en stichtingen. Het bestuursorgaan is hiervoor verantwoordelijk op straffe van bestuurdersaansprakelijkheid!
Wie wordt beschouwd als uiteindelijke begunstigde?
Het register dient de gegevens van de uiteindelijke begunstigde te bevatten. Hieronder begrijpt men:
- de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een “toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden. Daarbij geldt een belang van meer dan 25% vande stemrechten, van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap, rechtstreeks of onrechtstreeks aangehouden, alleen of samen met anderen, als indicatie van een toereikend percentage;
- de natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap hebben over de vennootschap; en
- de natuurlijke personen die behoren tot het “hoger leidinggevend personeel”, indien na uitputting van alle mogelijke middelen geen van de personen als bedoeld onder (1) of (2) zijn geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn.
Welke gegevens moeten worden verzameld en meegedeeld?
Deze gegevens zijn opgenomen in het KB en zijn verschillend voor vennootschappen, vzw’s of stichtingen. Hieronder vindt u de opsomming terug voor de vennootschappen:
- naam en voornaam;
- geboortedag, geboortemaand en geboortejaar;
- nationaliteit;
- land van verblijf;
- volledig verblijfadres;
- datum waarop men uiteindelijke begunstigde is geworden;
- rijksregisternummer;
- categorie van personen waartoe hij/zij behoort (zie puntje hierboven);
- afzonderlijk of gezamenlijk;
- rechtstreekse of onrechtstreekse begunstigde (via tussenvennootschappen);
- indien het gaat om een onrechtstreekse begunstigde, het aantal tussenpersonen en hun volledige identificatiegegevens (naam, oprichtingsdatum, handelsnaam, rechtsvorm, adres maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer);
- omvang van het uiteindelijk belang;
> rechtstreekse begunstigde: percentage van aandelen of stemrechten indien het zeggenschap resulteert uit de eigendom van aandelen of stemrechten;
> onrechtstreekse begunstigde: gewogen percentage van de aandelen of stemrechten indien het zeggenschap resulteert uit de onrechtstreekse eigendom van aandelen of stemrechten.
Inzagerecht?
Het UBO-register zal, voor wat betreft vennootschappen, kunnen ingezien worden door:
- de bevoegde autoriteiten, met inbegrip van de fiscale autoriteiten;
- de onderworpen autoriteiten in het kader van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van de cliënten (hieronder vallen o.m. de accountants en notarissen, gerechtsdeurwaarders en advocaten);
- elke burger! Weliswaar verkrijgt de burger maar een beperkt gedeelte van de informatie. Men kan ook enkel zoeken via het ondernemingsnummer van de vennootschap (niet via de naam van de uiteindelijke begunstigde).
Register van uiteindelijke begunstigde?
Het register wordt elektronisch ter beschikking gesteld door de FOD Financiën, afdeling Thesaurie. De wettelijke vertegenwoordiger of gevolmachtigde zal de gegevens kunnen invoeren via MyMinFin met behulp van zijn elektronische identiteitskaart.
Deadline?
Het KB treedt in werking op 31/10/2018. Dit betekent dat de uiterste datum voor de eerste aangifte van de gegevens in principe 30/11/2018 is (een ministerieel besluit moet nog volgen).
Eenmalige oefening?
Neen! Bij een wijziging van de gegevens van uw uiteindelijke begunstigde moet u dit binnen de maand meedelen. De vereiste van ‘actuele informatie’ impliceert daarenboven dat de informatie jaarlijks dient te worden bevestigd.
Sanctie?
Bestuursleden kunnen worden bestraft met een geldboete van € 400,00 tot € 40.000,00.
Actie?
Ja! Het register is dan wel nog niet beschikbaar (het ministerieel besluit moet nog worden uitgewerkt) maar het is raadzaam reeds de nodige informatie te verzamelen zodanig dat de gegevens tijdig kunnen worden ingevoerd wanneer het register operationeel wordt. Gezien wij in principe reeds over de nodige (persoonlijke) gegevens van ons cliënteel beschikken, bereiden wij intussen het nodige voor om zo deze extra verplichte formaliteit tijdig voor u te kunnen vervullen.
Auteur: Elise Vercruysse