Als accountantskantoor zijn wij continu op zoek naar mogelijkheden om zowel uw als onze kostbare tijd zo efficiënt mogelijk te benutten. Het werken op afstand tijdens coronatijd heeft ons meer dan ooit (en tot vervelens toe) verplicht om digitaal te werken. Dit heeft ons op heel wat voordelen van dat digitaal werken gewezen, waarop we met WARFID nog sterker dan voorheen willen inzetten.
Elektronisch ondertekenen van documenten
Dagelijks dienen overeenkomsten, verslagen, jaarrekeningbundels, … die we opgesteld hebben, getekend te worden door verschillende partijen.
Door gebruik te maken van bestaande systemen voor elektronische ondertekening, kunnen documenten op een veel efficiëntere en snellere manier ondertekend worden, zonder te printen, per post te verzenden of fysiek samen te komen en met de hand alle pagina’s te paraferen en/of te ondertekenen. Daarnaast is de opvolging van de te ondertekenen documenten ook een stuk minder tijdsintensief gezien op elk moment nagegaan kan worden wie reeds getekend heeft en waar het document blijft “hangen”. Na ondertekening door alle partijen wordt het getekende document bovendien bezorgd aan alle betrokken partijen, waardoor iedereen steeds over de finale, getekende versie beschikt.
Voor de elektronische ondertekening van onze documenten werkt ons kantoor samen met PENNEO die het mogelijk maakt documenten te voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening (via de Itsme-applicatie).
bron: www.penneo.com
Dergelijke elektronische handtekening wordt gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening, én biedt de vereiste garanties over de authenticiteit van de handtekening (i.e. zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar) en de integriteit van het document (i.e. zekerheid dat er na ondertekening geen wijzigingen meer kunnen gebeuren aan het getekende document).
U zal er wellicht niet rouwig om zijn dat wij er de voorkeur aan geven niet langer papieren exemplaren naar elkaar rond te sturen ter ondertekening…
Digitaal aanleveren van uw boekhoudstukken
Het digitaal aanleveren van uw boekhoudstukken is ondertussen meer en meer de norm geworden. Tegenwoordig zijn er reeds heel wat digitale platformen op de markt die het mogelijk maken documenten uit te wisselen met uw accountant.
Het digitaal platform Billtobox, waar we sinds enkele jaren gebruik van maken, kan een handig hulpmiddel zijn om de verwerkingstijd van uw boekhoudkundige administratie (zowel voor uzelf als voor ons) zo veel als mogelijk te reduceren. Gezien Billtobox tot stand is gekomen door een duurzame samenwerking tussen twee belangrijke spelers op respectievelijk IT- en accountancy-vlak, namelijk Unifiedpost en ons beroepsinstituut (ITAA), geloven we dat Billtobox de juiste partners heeft om ook in de toekomst de boekhoudkundige administratie van ondernemingen verder te optimaliseren.
bron: www.billtobox.com
Wat zijn de voordelen van Billtobox?
- Aankoopfacturen kunnen op permanente basis verzameld worden op het platform. U neemt een foto via de app, stuurt ze door per e-mail, laadt de factuur op, …;
- Verkoopfacturen kunnen snel en eenvoudig aangemaakt worden op het platform. U kan ze vervolgens in elektronisch formaat afleveren aan uw cliënten (wat binnen afzienbare tijd de norm zal zijn);
- Uw facturen worden permanent met ons gedeeld zodat wij ze steeds tijdig kunnen verwerken en uw administratieve piek bij de BTW-aangifte vermeden wordt;
- Uw administratie kan u altijd en overal beheren met de app;
- U heeft steeds een digitaal archief van 7 jaar ver binnen handbereik;
- Via een bijkomende module kan u zelfs:
- Via het platform de aankoopfacturen selecteren waarvoor u eenvoudig een betalingsopdracht wenst uit te voeren;
- Een betaalknop toevoegen aan uw uitgaande facturen, waardoor uw cliënten sneller en gemakkelijker betalen.
Wat is de kostprijs van Billtobox?
Gezien wij het platform aanbieden aan al onze cliënten hebben wij een kostprijs van
€ 4,00/maand (i.p.v. € 10,00/maand) (excl. BTW) kunnen onderhandelen. Bovendien geldt dit voor de verwerking tot een maximum van 10.000 documenten (i.p.v. 500 documenten) op jaarbasis.
Samen met u volgen wij steeds de wildgroei aan digitale oplossingen op om er die zaken uit te pikken die écht een meerwaarde kunnen bieden. Wil u meer info over bovenstaande oplossingen of wil u uw eigen administratieve organisatie verder professionaliseren/digitaliseren, contacteer dan uw dossierbeheerder of neem contact op met digitaal@warfid.be. Wij helpen u met plezier verder om uw kostbare tijd die momenteel gaat naar uw administratie zo veel als mogelijk te reduceren.